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Remboursement de frais propres à l’employeur dans le cadre du télétravail instauré suite au Covid-19 – régime fiscal

Remboursement de frais propres à l’employeur dans le cadre du télétravail instauré suite au Covid-19 – régime fiscal

Publié le : 14/04/2020 14 avril avr. 2020

Il convient de distinguer les règles applicables en matière de télétravail structurel (télétravail qui existe déjà au sein de l’entreprise) de celles applicables au télétravail occasionnel (télétravail instauré en cas de force majeure). La crise Covid-19 constitue un cas de force majeure et seul ce dernier régime est examiné ici. 

Au regard de la pandémie de Covid-19, le recours au télétravail est obligatoire depuis le 18 mars 2020, dans toutes les entreprises des secteurs non-essentiels, pour toutes les fonctions pour lesquelles cela est possible. Les entreprises des secteurs essentiels échappent à cette obligation, mais sont toutefois tenues de mettre en œuvre le télétravail dans la mesure du possible.  

Pour les entreprises qui n’avaient jamais organisé le télétravail avant la crise sanitaire, il n'y a aucune obligation de prévoir des indemnités pour compenser les frais occasionnés par le travail à domicile. 

De manière générale, l'employeur peut rembourser les frais suivants : 
  • utilisation de son propre PC – un forfait de maximum 20 EUR par mois est accepté ;
  • utilisation de sa propre connexion Internet – un forfait de maximum 20 EUR par mois est accepté. 
L’Administration fiscale n’a cependant pas de forfait préétabli concernant les frais de bureau, de sorte que lorsqu’un employeur souhaite octroyer un telle indemnité, il lui est recommandé de demander l’accord du service des décisions anticipées. 

Dans le cadre du Covid-19, pour les employeurs qui acceptent de verser une compensation financière, le Service des décisions anticipées de l’Administration fiscale a mis à disposition des employeurs un projet de demande de décision anticipée (ruling) en matière de frais propres à l’employeur pour le télétravail imposé dans le cadre des mesures gouvernementales pour le Covid-19. La demande tend à faire confirmer que les indemnités accordées au personnel ne seront pas considérées comme de la rémunération imposable dans le chef du travailleur. Il convient de compléter le formulaire avec les coordonnées de l’employeur, signer la demande, et l’envoyer par email à l’adresse suivante : dvbsda@minfin.fed.be  

Etant donné qu’il s’agit d’une mesure spécifique et temporaire, aucune différence n’est faite entre les différentes catégories de fonctions et l’ensemble des collaborateurs recevront la même indemnité. 

Ces frais regroupent les frais liés à l'aménagement et à l'usage d'un bureau au domicile privé du travailleur, les frais de petits matériels de bureau, les dépenses d'entretien et de nettoyage du bureau, les frais d'électricité, d’eau et de chauffage, les assurances, le précompte immobilier,… Le montant maximal de 126,94 EUR par mois sera accordé à l’entièreté du personnel (mise en parallèle avec l’O.N.S.S.). 

Dans le but d’éviter un éventuel double emploi avec d’autres indemnités pour frais de bureau, seules les indemnités accordées conformément à la demande de décision anticipée pourront être octroyées. 

Tableau récapitulatif 

Type de frais 

Conditions exonération de cotisations de sécurité sociale 

Conditions exonération de précompte professionnel 

Utilisation d’un bureau personnel 

126,94 EUR par mois 

Ruling spécial coronavirus : 126,94 EUR par mois 

Usage professionnel d’un P.C. (portable) 

20 EUR par mois 

20 EUR par mois 

Usage professionnel d’une connexion internet privée 

20 EUR par mois 

20 EUR par mois 

Autres frais (utilisation de son propre téléphone, achat d’un écran ou d’un scanner,…) 

A justifier et rembourser sur base réelle 


Sources :  

https://www.groups.be/1_99706.htm 
https://www.ruling.be/fr/actualites/demande-teletravail-covid-19  

Luc Godin & Aurélie Blaffart, avocats associés, Miles Legal 

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